S-4.2, r. 16 - Règlement sur la location d’immeubles par les établissements publics et les agences

Updated to 1 September 2012

This document has official status.

chapitre S-4.2, r. 16

Règlement sur la location d’immeubles par les établissements publics et les agences

Loi sur les services de santé et les services sociaux

(chapitre S-4.2, a. 485 et 486).

SECTION I CHAMP D’APPLICATION ET DÉFINITIONS

1. Le présent règlement s’applique aux établissements publics et aux agences visés dans la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) et contient les normes, les conditions et la procédure à suivre par ces personnes morales, pour conclure un contrat de location d’immeuble par lequel elles acquièrent le droit de jouissance d’un immeuble ou d’une partie d’immeuble.

A.M. 93-03, a. 1.

2. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:

1°  «appel d’offres public»: un avis publié dans un journal invitant tout propriétaire d’immeuble à soumettre une proposition de location;

2°  «appel d’offres sur invitation»: un avis expédié, en même temps, à au moins 3 propriétaires d’immeubles, les invitant à soumettre des propositions de location;

3°  «guide de gestion»: le document intitulé «Guide sur la gestion des locations d’immeubles dans le secteur de la santé et des services sociaux» et faisant partie du Répertoire des normes et pratiques de gestion publié par le ministère de la Santé et des Services sociaux, dans lequel sont consignés les formules type de contrat, les normes d’attribution d’espaces et les autres documents standard pour l’application du présent règlement;

4°  «immeuble public ou parapublic»: un immeuble dont le propriétaire est, en tout ou en partie, le gouvernement du Québec, ou l’un de ses organismes, la Société immobilière du Québec, un organisme sans but lucratif du secteur de la santé et des services sociaux, y compris ceux mentionnés à l’article 1, un organisme sans but lucratif du secteur de l’éducation, de l’enseignement supérieur et de la science, une municipalité, une communauté métropolitaine, une municipalité régionale de comté, une corporation religieuse ou une fabrique;

5°  «loyer actualisé»: la somme du coût annuel actualisé du loyer de base, du coût annuel actualisé des travaux d’aménagement et du coût annuel actualisé des frais d’exploitation en excluant les taxes;

6°  «requérant»: la personne morale visée à article 1;

7°  «superficie principale»: la somme des superficies de travail, spécifiques, de soutien et de circulation, calculées suivant les normes d’attribution d’espaces inscrites dans le guide de gestion.

A.M. 93-03, a. 2.

SECTION II APPROBATION DES PROJETS DE LOCATION

3. L’approbation du ministre est requise pour toute location d’immeuble par une agence.

De plus, avant d’autoriser un établissement public à réaliser son projet de location, tel que prévu à l’article 263 de la Loi, l’agence concernée doit obtenir l’approbation du ministre dans les cas suivants:

1°  lorsque la durée de location recherchée est supérieure à 10 ans;

2°  lorsque, en raison de circonstances exceptionnelles ou de besoins particuliers de l’établissement public, les formules types de contrat, les normes d’attribution d’espaces ou les autres documents standard du guide de gestion ne peuvent être utilisés pour conclure le contrat de location d’immeuble, à l’exception des cas où il s’agit d’un bail entre 2 établissements, d’un bail entre un établissement et la Société immobilière du Québec, d’un bail entre un établissement et un organisme public ou parapublic ou d’un bail à caractère résidentiel;

3°  lorsque l’établissement public occupe déjà des locaux dans un immeuble public ou parapublic et qu’il propose de se reloger ailleurs que dans un immeuble public ou parapublic;

4°  lorsque le projet de location découle du développement des activités de l’établissement et implique une augmentation de la superficie principale nécessitant l’agrandissement des locaux déjà loués, la location de locaux supplémentaires ou la location de locaux plus vastes dans un autre immeuble.

A.M. 93-03, a. 3.

4. Pour obtenir l’autorisation requise en vertu de l’article 263 de la Loi, l’établissement public doit soumettre à son agence un projet de location exposant tous les motifs de ce projet et indiquant clairement tous les détails du programme fonctionnel et technique envisagé. Il en est de même pour tout projet de location qui doit être soumis au ministre pour approbation.

Le projet soumis doit notamment:

1°  spécifier s’il s’agit d’un renouvellement de bail, de la location de locaux supplémentaires ou d’un changement d’emplacement;

2°  faire état des recherches effectuées quant à la disponibilité d’un immeuble public ou parapublic pouvant répondre aux besoins du requérant;

3°  fournir les délimitations du périmètre de recherche envisagé, lequel doit respecter les règlements de zonage en vigueur et être suffisamment étendu pour susciter une saine concurrence;

4°  fournir le détail des exigences spécifiques des aménagements envisagés;

5°  fournir le calcul de la superficie principale de la location projetée, et indiquer la durée de location recherchée;

6°  estimer le coût annuel du loyer à payer et indiquer son mode de financement ainsi que, le cas échéant, le coût et le mode de financement des dépenses supplémentaires ou de fonctionnement que le projet comporte;

7°  fournir les accords de principe déjà reçus de l’agence ou du ministre, selon le cas, quant à la programmation des activités du requérant qui sont sous-jacentes à son projet de location.

A.M. 93-03, a. 4.

5. Le ministre ou une agence peut approuver le projet qui lui est soumis avec ou sans modifications.

L’approbation doit être donnée par écrit et elle doit toujours spécifier la superficie principale, le périmètre de recherche, les aménagements et l’estimation du coût annuel du loyer qui ont été approuvés.

A.M. 93-03, a. 5.

6. Sous réserve des recherches entreprises pour s’informer de la disponibilité d’immeubles publics ou parapublics, le requérant ne peut entreprendre quelque démarche ou engager quelque dépense que ce soit, avant d’avoir reçu de l’agence ou du ministre, selon le cas, confirmation écrite que son projet de location a été dûment approuvé.

Le projet de location doit être exécuté en conformité avec toutes les dispositions de l’approbation obtenue. S’il ne peut l’être, le requérant doit suspendre toute démarche entreprise pour réaliser son projet de location et soumettre un projet modifié aux fins d’obtenir une nouvelle approbation.

A.M. 93-03, a. 6.

SECTION III PROCÉDURES ET CONDITIONS

7. Sauf dans les cas mentionnés à l’article 8, un requérant doit toujours solliciter des propositions de location par appel d’offres.

À cette fin, il peut procéder par appel d’offres sur invitation lorsqu’il recherche un local à caractère résidentiel, destiné à être occupé par une ressource intermédiaire, mais il doit procéder par appel d’offres public dans toutes les autres situations.

A.M. 93-03, a. 7.

8. Un requérant peut ne pas procéder par appel d’offres dans les cas suivants:

1°  lorsqu’il désire louer un local dans un immeuble public ou parapublic;

2°  lorsque, à l’approche de l’expiration d’un contrat de location à durée fixe, il désire continuer d’occuper les lieux et négocier les modalités d’un nouveau contrat, pourvu qu’il utilise la formule type de contrat édictée, le cas échéant, pour le genre de location en cause;

3°  lorsqu’il s’agit de la location d’une superficie principale additionnelle dans un immeuble dont une partie est déjà louée par lui;

4°  lorsqu’il s’agit de la location d’espaces de stationnement;

5°  lorsque le contrat envisagé, bien que comportant une location d’immeubles, a pour objet principal la location de services d’une ressource intermédiaire;

6°  lorsqu’il s’agit d’un cas d’urgence où la sécurité des personnes ou des biens est compromise et que tout délai occasionné pour l’obtention de propositions lui serait préjudiciable, pourvu que la durée du contrat de location n’excède pas 1 an.

A.M. 93-03, a. 8.

9. L’appel d’offres public doit être publié dans au moins 1 journal quotidien circulant dans la région où devra être situé l’immeuble recherché.

A.M. 93-03, a. 9.

10. L’appel d’offres doit contenir, au moins, les dispositions et les renseignements suivants:

1°  le nom du requérant;

2°  le périmètre de recherche, à savoir la délimitation territoriale à l’intérieur de laquelle l’immeuble requis doit être situé;

3°  la mention que les propositions présentées devront être conformes aux règlements de zonage en vigueur au jour de l’ouverture des propositions;

4°  la superficie principale requise et un sommaire des caractéristiques techniques des locaux recherchés;

5°  la date d’occupation prévue et la durée de location recherchée;

6°  l’endroit où l’on peut examiner et obtenir les documents et les renseignements nécessaires à la préparation de la proposition;

7°  les conditions requises pour obtenir les documents nécessaires à la préparation de la proposition ainsi que, s’il y a lieu, l’heure, la date et le lieu de la séance d’information prévue pour l’explication du projet de location;

8°  le lieu ainsi que la date et l’heure limites fixés pour le dépôt et l’ouverture des propositions;

9°  la mention que les propositions présentées doivent être valides, à compter de la date d’ouverture des propositions, pour la période minimale indiquée par le requérant;

10°  les renseignements sur le cautionnement requis, lorsqu’il s’agit d’un appel d’offres public et que le requérant exige une telle garantie;

11°  la mention que le requérant ne s’engage à accepter ni la plus basse ni aucune autre des propositions présentées.

A.M. 93-03, a. 10.

11. Sont remis aux personnes intéressées à présenter une proposition, à la suite de la publication d’un appel d’offres public, les documents suivants:

1°  la liste des documents fournis;

2°  la copie du texte de l’avis d’appel d’offres;

3°  les instructions aux proposants;

4°  la formule de proposition;

5°  la formule de renseignements concernant le proposant;

6°  la formule de bail à utiliser;

7°  les règles de mesurage qui devront être utilisées;

8°  le cas échéant, les exigences minimales pour les travaux de base et d’aménagement et les exigences pour les besoins spécifiques;

9°  les devis de sécurité et de surveillance;

10°  les devis d’entretien ménager, le cas échéant;

11°  les modèles pour autorisation de signature;

12°  un croquis préliminaire des aménagements souhaités;

13°  tout autre document se rapportant à la proposition, notamment les autres spécifications techniques exigées par le requérant;

14°   l’enveloppe de retour.

Les documents mentionnés aux paragraphes 1, 3, 4, 5, 6, 8 et 14 du premier alinéa, sont remis aux personnes intéressées à présenter une proposition à la suite de l’envoi d’un appel d’offres sur invitation.

A.M. 93-03, a. 11.

12. Les instructions aux proposants doivent indiquer la manière de remplir le formulaire «formule de proposition», ainsi que la procédure à suivre par le proposant.

De plus, elles doivent donner avis de toutes les dispositions mentionnées à l’annexe I de ce règlement, lesquelles constituent des conditions essentielles à la recevabilité d’une proposition lors de l’ouverture des propositions et à sa conformité subséquente aux fins d’adjudication du contrat.

A.M. 93-03, a. 12.

13. Le délai pour la réception des propositions doit être d’au moins 21 jours dans le cas d’un appel d’offres public et d’au moins 7 jours dans le cas d’un appel d’offres sur invitation.

Ce délai se calcule à compter de la date de la première publication, s’il s’agit d’un appel d’offres public et à compter de la date de l’envoi, s’il s’agit d’un appel d’offres sur invitation. Toutefois, lorsque la tenue d’une séance d’information est prévue, ce délai est calculé à compter de la date de la tenue de cette séance d’information.

A.M. 93-03, a. 13.

14. Tout addenda au projet doit être expédié par le requérant, aux personnes à qui ont été remis les documents relatifs à l’appel d’offres, au moins 5 jours ouvrables avant la date limite d’ouverture des propositions. Dans les cas où ce délai ne pourrait être respecté, la date de réception des propositions doit être reportée de manière à en assurer le respect.

Un addenda doit être expédié par courrier recommandé ou certifié ou par tout autre moyen permettant d’établir la preuve de l’envoi et de la réception.

A.M. 93-03, a. 14.

15. Tout processus d’appel d’offres peut être annulé par le requérant avant l’ouverture des propositions si le projet envisagé est abandonné ou modifié à un tel point, qu’il est inutile de poursuivre le processus déjà engagé.

A.M. 93-03, a. 15.

16. L’ouverture des propositions doit suivre immédiatement l’heure limite fixée pour la réception des propositions.

A.M. 93-03, a. 16.

17. Toutes les propositions reçues relativement à un même appel d’offres doivent être ouvertes publiquement, par le représentant du requérant, en présence de 2 témoins.

A.M. 93-03, a. 17.

18. Lors de l’ouverture de chacune des propositions, le représentant du requérant s’assure d’abord que les conditions exigées pour sa recevabilité, conformément aux dispositions de la section I de l’annexe I, ont été respectées. En cas de non-respect de l’une de ces conditions, le requérant rejette sur le champ la proposition et indique, à haute voix, l’irrégularité constatée. Si les conditions ont été respectées, le représentant du requérant fait alors lecture, à haute voix, du nom du proposant et du montant du loyer actualisé de sa proposition.

Lorsque l’ouverture de toutes les propositions est terminée, le représentant du requérant fait état du nombre total des propositions qui, sous réserve de vérifications ultérieures quant à leur conformité, sont retenues pour étude par le requérant.

Ces constatations doivent être consignées dans un procès-verbal contresigné par les témoins.

A.M. 93-03, a. 18.

19. Les propositions jugées recevables sont étudiées par le requérant de la façon suivante:

1°  il détermine la plus basse proposition en comparant le loyer actualisé de chaque proposition;

2°  il étudie la conformité de la plus basse proposition, conformément aux critères énoncés à la section II de l’annexe I du règlement;

3°  dans l’éventualité où la plus basse proposition est jugée non conforme, il la rejette, en confinant au dossier les motifs du rejet et les pièces justificatives démontrant la non-conformité;

4°  suite au rejet de la plus basse proposition, le requérant étudie la deuxième plus basse et ainsi de suite, jusqu’à ce qu’il détermine une proposition conforme.

A.M. 93-03, a. 19.

20. Advenant le cas où une seule proposition est jugée conforme, le requérant a le droit de négocier à la baisse les prix de la proposition, s’il le juge approprié par rapport aux conditions existantes dans le marché immobilier.

A.M. 93-03, a. 20.

SECTION IV ACCEPTATION D’UNE SOUMISSION ET CONCLUSION DU CONTRAT

21. Le requérant ne peut retenir que la plus basse proposition conforme, à moins que pour des motifs sérieux, apparaissant dans la résolution de son conseil d’administration, il ne décide de retenir une autre proposition conforme.

A.M. 93-03, a. 21.

22. Un établissement public ne peut procéder à l’adjudication et à la signature du contrat avant d’avoir obtenu de son agence une approbation écrite à cet effet.

De plus, si la proposition retenue par l’établissement n’est pas la plus basse conforme, l’agence doit, préalablement à son approbation, obtenir l’accord du ministre.

A.M. 93-03, a. 22.

23. Une agence ne peut procéder à l’adjudication et à la signature du contrat avant d’avoir obtenu du ministre une approbation écrite à cet effet.

A.M. 93-03, a. 23.

SECTION V DISPOSITIONS DIVERSES

24. Sur constatation d’un manquement au présent règlement, le ministre peut annuler tout appel d’offres.

Le processus d’appel d’offres doit alors être repris, sous la supervision de l’agence si le requérant est un établissement public et sous la supervision du ministère si le requérant est une agence.

Aucun contrat de location découlant de ce nouvel appel d’offres ne peut être adjugé et signé sans l’autorisation du ministre.

A.M. 93-03, a. 24.

25. (Périmé).

A.M. 93-03, a. 25.

26. (Omis).

A.M. 93-03, a. 26.

27. (Omis).

A.M. 93-03, a. 27.

ANNEXE I

(a. 12, 18, 19)

DISPOSITIONS DONT LA MENTION EST OBLIGATOIRE DANS LES INSTRUCTIONS AUX PROPOSANTS

SECTION I

CONDITIONS ESSENTIELLES À LA RECEVABILITÉ D’UNE PROPOSITION

1. Le proposant doit présenter sa proposition sur la formule de proposition remise par le requérant. Celle-ci doit être remplie avec clarté et exactitude et être dûment signée aux endroits prévus à cette fin, par la ou les personnes autorisées à cet effet.

2. Le proposant doit remettre sa proposition et tous les documents qui l’accompagnent dans l’enveloppe fournie par le requérant, dûment cachetée. Cette enveloppe doit contenir les documents suivants:

1° la formule de proposition;

2° les croquis préliminaires ou le plan des lieux représentant les aménagements proposés et les aires de stationnement;

3° la formule de renseignements concernant le proposant, dûment complétée;

4° l’autorisation de signature exigée par l’article 3 ci-après;

5° un acte de cautionnement, un chèque visé ou une lettre de cautionnement bancaire, lorsqu’un cautionnement a été exigé par le requérant;

6° tout autre document exigé par le requérant, avec la mention expresse que le défaut de le produire entraîne l’irrecevabilité de la proposition.

3. Sauf si le proposant est une personne physique faisant affaires seule et qui signe elle-même les documents d’une proposition, l’autorisation de signer les documents doit être constatée, selon le cas:

1° dans une copie certifiée d’une résolution si le proposant est une compagnie;

2° dans une procuration dûment signée par le proposant si le signataire est une personne physique autre que le proposant;

3° dans une procuration dûment signée par tous les associés, si le proposant est une société et que tous les associés n’ont pas signé les documents.

4. Les documents doivent être rédigés dans la langue officielle du Québec.

5. Les coûts annuels du loyer de base, des travaux d’aménagement, des frais d’exploitation en excluant les taxes, et l’estimé des taxes doivent être indiqués sur le formulaire «formule de propositions».

6. Toutes ratures ou corrections apportées aux montants de la proposition doivent être initialées par la ou les personnes qui ont signé la proposition. Toutes modifications ou ratures apportées au texte, par le proposant, sur le formulaire «formule de propositions», entraînent automatiquement le rejet de la proposition.

7. Le requérant n’accepte de recevoir aucune proposition après la date et l’heure fixées dans l’appel d’offres ou, si la réception en est retardée, par application de l’article 14 du règlement, après celles qui sont précisées dans l’addenda adressé aux proposants.

8. Toute autre condition sur la forme de présentation, indiquée comme essentielle dans les instructions aux proposants, avec mention spécifique que le défaut de s’y conformer entraîne l’irrecevabilité de la proposition, doit être remplie par le proposant.

Section II

CONDITIONS ESSENTIELLES À LA CONFORMITÉ D’UNE PROPOSITION

9. La proposition ne doit pas être accompagnée de conditions ou de restrictions et de telles conditions ou restrictions ne pourront être considérées comme étant des erreurs ou omissions.

10. Sous réserve des dispositions relatives à la recevabilité, les erreurs ou omissions en regard des documents de proposition n’entraînent pas le rejet de la proposition, à condition que le proposant les corrige à la satisfaction du requérant dans les 10 jours suivant l’ouverture des propositions et que ces corrections n’entraînent pas de changement dans les coûts actualisés de la proposition soumise.

11. Une proposition devient sans effet à l’expiration de la période de validité indiquée dans l’avis d’appel d’offres, sauf sur acceptation écrite des parties de prolonger cette période. Cette période de prolongation ne peut excéder 120 jours.

12. La proposition soumise doit être conforme à toutes les conditions contenues dans les documents remis aux proposants.

A.M. 93-03, Ann. I.

RÉFÉRENCES

A.M. 93-03, 1993 G.O. 2, 6678

L.Q. 2005, c. 32, a. 309

L.Q. 2011, c. 16, a. 244